POLÍTICAS DE RECOPILACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, las políticas de recopilación y tratamiento de datos personales deben garantizar el derecho constitucional de las personas a conocer, actualizar y rectificar su información. A continuación, se presenta una redacción breve de los lineamientos esenciales que deben regir estas políticas:
1. Principios de Recopilación
- ✅ Finalidad: La recolección de datos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular de manera clara y previa.
- ✅ Libertad y Consentimiento: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. No se pueden obtener datos sin autorización, a menos que exista un mandato legal o judicial.
- ✅ Veracidad y Calidad: La información recolectada debe ser veraz, completa, exacta y actualizada. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales o que induzcan a error.
2. Deber de Informar al Titular
- ✅ El tratamiento específico y la finalidad del mismo.
- ✅ Los derechos que le asisten como Titular (acceso, rectificación, supresión, entre otros).
- ✅ La identificación y datos de contacto (teléfono, dirección, correo) del Responsable del Tratamiento.
- ✅ El carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre niños, niñas y adolescentes.
3. Categorías Especiales de Datos
- ✅ Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad o pueden generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones religiosas, salud, biometría) están prohibidos, salvo autorización explícita del Titular o excepciones legales por interés vital o procesos judiciales.
- ✅ Menores de Edad: Se debe asegurar el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, quedando proscrito su tratamiento salvo que se trate de datos de naturaleza pública.
4. Seguridad y Confidencialidad
- ✅ Se deben implementar medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado de la información.
- ✅ Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizar su relación con la labor.
5. Procedimientos para el Titular
- ✅ Consultas: El Titular puede consultar su información gratuitamente y el Responsable debe responder en un máximo de 10 días hábiles.
- ✅ Reclamos: Si se requiere corregir o suprimir datos, el Titular puede presentar un reclamo que debe ser atendido en un término de 15 días hábiles.
Para dar cumplimiento formal a la ley, los responsables deben adoptar un manual interno de políticas y procedimientos que garantice la atención de estas consultas y reclamos, y registrar sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio.